Stevige reactie op onze nieuwsbrief. Heeft deze certificeerder gelijk?

De rol van proceseigenaar

Maandelijks sturen wij een nieuwsbrief met interessante onderwerpen voor (toekomstige) kwaliteitsmanagers. In mei 2022 verzonden wij een nieuwsbrief met als titel: Als proceseigenaar sta je er alleen voor. Daarop kregen we inhoudelijke reacties die wij in dit blog graag met je bespreken. 

Wat zeiden we over de proceseigenaar dat deze reacties uitlokte? In het kort kwam het hier op neer (je kunt de hele nieuwsbrief hier teruglezen):

• De proceseigenaar kan slechts één persoon zijn
• De proceseigenaar staat er helemaal alleen voor.
• Tips voor het kiezen van de juiste proceseigenaar. 

Hieronder een quote uit de nieuwsbrief:

“Het is verleidelijk om iemand uit het management te kiezen, maar toch moet je proberen dat niet te doen. Je kiest het liefst een proceseigenaar zo laag mogelijk in de organisatie. Dit doe je om er zeker van te zijn dat de proceseigenaar goed op de hoogte is van de procesgang." 

Vooral dit advies riep duidelijke reacties op. Zo schreef een auditor van een certificerende instantie dat hij het niet met ons eens is. Wow, dat is schrikken! Wanneer een certificerende instantie het niet eens is met jouw visie heb je toch wel een probleempje. Zeker als er jaarlijks tientallen organisaties hun certificaat willen behalen met jouw ISO-systeem! Snel maar eens gekeken wat hij dan precies bedoelde.

Zo schrijft deze auditor:  

“Een proceseigenaar krijgt deze rol binnen de organisatie op basis van het kennen, kunnen, willen en mogen (sec).

Niet iedere proceseigenaar kan het proces in detail beschrijven want juist een proces flow heeft als doel het proces direct visueel te maken als de proceseigenaar bijv. op vakantie is, arbeidsongeschikt, enz.

Daarnaast spreek ik niet over 1 proceseigenaar per proces maar over de andere proceseigenaren die op dat primaire proces effect hebben. Effect? Ja, vanuit de rollen als leverancier van informatie en/of het deel gemaakt product. (onder product versta ik ook diensten)”

Deze auditor geeft daarna het belang aan van de processen die het betreffende proces beïnvloeden. Vooral het proces dat de input levert als ook het proces dat de output gaat gebruiken.

Dat is een duidelijk standpunt. Niet een proceseigenaar, maar verschillende actoren vanuit verschillende rollen beïnvloedden het proces.  

Heeft deze auditor van een certificerende instantie gelijk?

Deze auditor heeft helemaal gelijk. Juist die beïnvloeding en afstemming op andere processen maakt een proces onderdeel van de gehele procesketen. Dit is een mooie kijk naar de positie en rol van proceseigenaar. Neem dit dus zeker mee in je kennisbagage.  

Zat ik fout?

Heb ik mijn lezers dan verkeerd geïnformeerd? Nee, gelukkig niet. Wij hebben bovenstaande binnen onze software VisionManager geregeld door nieuwe of gewijzigde procesbeschrijvingen te laten beoordelen. Deze beoordelingen vinden plaats door een gebruiker van het proces en door iemand die de input levert en iemand die de output nodig heeft. Op deze manier wordt een goede interactie van het proces binnen de procesketen zekergesteld. Maar het blijft de proceseigenaar die uiteindelijk degene is die het proces goedkeurt!

Wil je zelf ervaren hoe jij jullie processen het beste op elkaar afstemt? Probeer dan VisionManager software 14 dagen vrijblijvend uit. 

Ps. Gelukkig waren er ook positieve reacties zoals deze van een kwaliteitsmanager van een grotere organisatie:

“Wij proberen inmiddels aan de hand van RACI ons documentbeheersysteem een upgrade te geven. En inderdaad zo laag mogelijk in de organisatie; alleen dat al is een beetje een cultuur schok    ”