.png)
Interne audits horen bij elk kwaliteitssysteem in de zorg, en toch gaan ze bij veel zorginstellingen gepaard met een licht gevoel van tegenzin. Niet omdat het nut erom betwist wordt, maar omdat de voorbereiding elk jaar weer onhandig is: gedownloade checklisten, een map met aantekeningen, acties die in een volgend overleg weer iemand anders toegedacht moeten worden. Terwijl een interne audit juist bedoeld is om rust te geven. Het is het moment waarop je zelf controleert of de zorgprocessen doen wat iedereen denkt dat ze doen, voordat de cliënt, een externe auditor of de inspectie het constateert.
Wat is een interne audit in de zorg eigenlijk?
Een interne audit is een check die je zelf organiseert en zelf uitvoert, met een collega die niet in het te auditen proces werkt. Je loopt een aantal processen na, kijkt of de werkwijze overeenkomt met wat is afgesproken en of de documenten en registraties kloppen. In de zorg gaat het daarbij vaak om processen rond medicatie, hygiëne, overdracht, incidentregistratie en calamiteiten. Of je nu met HKZ, NEN 7510 of ISO 9001 werkt, het principe is hetzelfde: je toetst je eigen systeem eerlijk, zodat je weet waar je staat.
Waarom de jaarlijkse audit spurt niet werkt
Veel instellingen plannen alle interne audits in een paar weken, vlak voor de externe audit. Het gevolg is voorspelbaar: het wordt een inhaalslag waarin je vooral bezig bent met mappen vullen, en de bevindingen zijn allang achterhaald als er eindelijk acties uit voortkomen. Beter is een jaarschema waarin je het jaar verdeelt over de processen die er echt toe doen, met korte audits gedurende het jaar. Dan is elke audit een uurtje werk in plaats van een project, en bovendien: wat je het hele jaar structureel controleert, hoef je in de week voor de certificering niet meer in te halen.
Hoe je een interne audit beheersbaar houdt
Plan de audits voor het hele jaar en leg het schema vast. Kies per audit 1 proces, niet meer. Gebruik een vaste opzet voor elke audit: welke vragen stel je, wat kijk je na, wat is afgevinkt. Wie de audits gaat uitvoeren, kan daarvoor de interne auditor opleiding van ISOmanager volgen. Leg bevindingen direct vast als actie met een eigenaar en een deadline, en plan van tevoren in wanneer je de follow-up checkt. Zo sluit elke audit aan op de PDCA-cyclus in de zorg: de bevinding is de Plan, de actie de Do, de follow-up de Check en de borging in de werkwijze de Act. En gebruik de resultaten: een audit die alleen een verslag oplevert, is voor niets geweest.
Wat een audit oplevert als je het goed aanpakt
Een interne audit is geen verplichting maar een bron van informatie. Het laat zien of de afspraken op de afdeling nog worden nageleefd, of formulieren nog gebruikt worden zoals ze bedoeld zijn en of verbeteracties daadwerkelijk geborgd zijn. Collega's op de werkvloer zien vaak allang waar het misgaat, maar die kennis komt alleen boven tafel als er structureel naar gevraagd wordt. Juist in de zorg, waar processen van mensen afhankelijk zijn, is dat de goedkoopste bron van verbetering die je hebt.
De rol van software bij interne audits
Op papier is bovenstaande allemaal te doen, maar in de praktijk is het beheer van auditplannen, checklisten, bevindingen en opvolging precies datgene waardoor het misgaat. Software ondersteunt interne audits in de zorg door het jaarplan, de uitvoering en de opvolging in één systeem te houden: je ziet welke audits gepland staan, wie ze uitvoert, welke bevindingen er liggen en welke acties openstaan, en het auditdossier is met een druk op de knop compleet. VisionManager voor de zorg werkt precies zo, met Nederlandse hosting en ondersteuning.