Hoe houd je grip op geplande acties die uit een RI&E (Risico Inventarisatie en Analyse) rapportage komen? Dat bespreek ik in dit artikel.
Acties uit een RI&E moeten vaak naast het gewone werk worden uitgevoerd. Dat maakt het een flinke uitdaging om deze RI&E acties daadwerkelijk uit te voeren. De waan van de dag regeert bij de meeste organisaties. Zeker in deze tijden van personeelstekort. Hierdoor verschuiven deze (noodzakelijke) acties steeds verder naar de achtergond. Is dit voor jou ook herkenbaar?
De oplossing voor vergeten RI&E acties
Je start met het maken van een interactief formulier (bijvoorbeeld in VisionManager software). Dat kost je slechts enkele minuten (met de juiste software ;-)). Binnen dit formulier leg je de uit te voeren RI&E acties vast, inclusief wie het moet gaan uitvoeren en de deadline. Het RI&E verslag voeg je als bijlage toe.
Het mooiste is dat degene die de acties moet gaan uitvoeren daarvan per mail op de hoogte wordt gebracht. Bij VisionManager krijgen actiehouders niet alleen een mail, maar komt het ook in zijn, of haar, persoonlijke actielijst te staan en ook op het dashboard. Mocht de actiehouder de acties niet uitvoeren krijgt deze een aantal dagen voor het verstrijken van de deadline een herinneringsmail. Dat gebeurt in VisionManager allemaal automatisch.
Wanneer de acties zijn uitgevoerd wordt het formulier afgesloten. Het afgesloten formulier (dat nu niet meer kan worden gewijzigd) wordt automatisch binnen VisionManager gearchiveerd, inclusief de RI&E rapportage. Zo kun je op een later moment de toetsende organisatie laten zien dat je de RI&E hebt uitgevoerd en opgevolgd. Mooi toch?
Kortom: gebruik je ‘persoonlijk assistent’ om ervoor te zorgen dat de acties uit jullie RI&E niet naar de achtergrond verdwijnen en dat jij overzicht houdt van de acties die nog openstaan.
Zin om ook te gaan werken met jouw persoonlijke assistent? Klik dan hier voor het aanvragen van een proeflicentie van 14 dagen. Dan kun je zelf ervaren hoe fijn het is wanneer iemand werk uit handen neemt.
Ps. Dit zelfde principe kun je natuurlijk ook toepassen bij het uitvoeren en opvolgen van een directiebeoordeling. Of voor het bijhouden van de acties die volgen uit een management team vergadering. Of een klanttevredenheidsonderzoek. Of .....(vul zelf in) ... De mogelijkheden zijn eindeloos.
