Hoe regel je effectief documentbeheer volgens ISO 9001, ISO 14001 en ISO 27001?
Wil je weten hoe jij efficiënt je documentbeheer kunt regelen en voldoen aan de eisen van ISO-normen? We bespreken stap voor stap wat je nodig hebt voor een goed werkend documentbeheersysteem.
Wat is documentbeheer volgens de HS-structuur?
De ISO 9001, ISO 14001 en ISO 27001 zijn opgebouwd volgens de Harmonized Structure en delen daardoor dezelfde vereisten voor documentbeheer. Dit betekent dat organisaties minimaal het volgende moeten regelen:
- Gedocumenteerde informatie vereist door de norm
- Extra informatie die de organisatie zelf nodig vindt voor een effectief managementsysteem
De exacte invulling van deze documenten hangt af van factoren zoals de omvang van de organisatie, complexiteit van de processen en de competenties van medewerkers.
Belangrijkste onderdelen voor documentbeheer
1. Gedocumenteerde informatie organiseren (Paragraaf 7.5.2)
Als je complexe processen hebt of medewerkers met minder ervaring, is het belangrijk om meer vast te leggen, bijvoorbeeld in werkinstructies. Daarnaast moeten processen in kaart worden gebracht, inclusief risico’s, borging en verantwoordelijkheden.
2. Beschikbaarheid van de documentatie waarborgen (Paragraaf 7.5.3.1)
Documenten moeten beschikbaar zijn op de juiste momenten voor je medewerkers. Een papieren handboek in de kast is niet meer voldoende. Gebruik een digitaal systeem waarmee documenten accuraat en eenvoudig toegankelijk zijn.
- Stel in wie de documenten mag wijzigen. Dit zijn vaak proces- of documenteigenaren.
- Zorg dat goedgekeurde documenten niet meer gewijzigd worden. Elke aanpassing vraagt om een nieuwe versie.
3. Beheersing van gedocumenteerde informatie (Paragraaf 7.5.3.2)
Voor het juiste beheer moet de organisatie regelen:
- Distributie en toegang: Zorg dat je medewerkers snel en eenvoudig de juiste documenten kunnen vinden.
- Opslag en leesbaarheid: Documenten moeten digitaal beschikbaar en overzichtelijk zijn, zodat de leesbaarheid gewaarborgd blijft.
- Wijzigingen (Versiebeheer): Het moet duidelijk zijn welke versie de meest actuele is. Gebruik een revisiesysteem waarin wijzigingen zichtbaar of toegelicht worden.
- Bewaren en vernietigen: Voorkom dat verouderde documenten in gebruik blijven. Gebruik software die automatisch oudere versies archiveert.
4. Documentbeheer van externe documenten
Documenten van externe bronnen, zoals wetgeving of branchevoorschriften, moeten worden beheerd. Maak een overzicht van relevante externe documenten, wijs een eigenaar aan, en zorg dat wijzigingen tijdig worden doorgevoerd.
Documenten die vereist zijn volgens ISO 9001
Volgens ISO 9001 is het essentieel om de volgende processen vast te leggen:
- Beheer van interne documenten
- Beheer van externe documenten
- Beheer van registraties (bijv. kwaliteitsgegevens)
- Omgang met afwijkingen
- Interne audits en corrigerende maatregelen
Daarnaast vallen ook andere documenten onder het documentbeheer, zoals:
- Kwaliteitsbeleid
- Context van de organisatie
- Directiebeoordelingen
- Klanttevredenheidsonderzoeken
Checklist voor effectief documentbeheer
Volg deze checklist om te voldoen aan de eisen van ISO 9001, ISO 14001 en ISO 27001:
- Zorg voor een duidelijke titel en unieke identificatie van elk document.
- Bepaal een geschikt format (digitaal of papier).
- Wijs een eigenaar aan voor elk document; hij of zij is verantwoordelijk voor de inhoud en updates.
- Beoordeel documenten vóór goedkeuring op geschiktheid.
- Maak de documentatie gemakkelijk toegankelijk voor gebruikers.
- Zorg dat goedgekeurde documenten niet meer aangepast kunnen worden.
- Bekijk periodiek of documenten actueel en effectief zijn (bijv. jaarlijks).
- Beheer versies van documenten zodat altijd de laatste versie beschikbaar is.
- Archiveer verouderde versies om fouten te voorkomen.
Met deze aanpak voldoet jouw organisatie eenvoudig aan de richtlijnen voor documentbeheer en verbeter je de efficiëntie binnen je processen. Start vandaag met een digitale tool voor eenvoudig templatebeheer en versiecontrole en ervaar zelf het verschil!
Vraag hier een proeflicentie aan.
