Kwaliteitsmanagement software; Overbodige luxe of juist onmisbaar?
Ik word regelmatig gevraagd of het wel nodig is om het kwaliteitsmanagementsysteem onder te brengen is gespecialiseerde kwaliteitsmanagement software. Wanneer je optimaal resultaat wilt bereiken (grip op je kwaliteit en risico' s en morgen beter wilt zijn dan vandaag) is het antwoord daarop volmondig JA!
Goede software gaat je niet alleen tijd besparen maar ook helpen met het stroomlijnen van jullie processen en het doorvoeren van verbeteringen. Laten we eerst even de twee, inmiddels toch wel achterhaalde, mogelijkheden bekijken wanneer je niet met gespecialiseerde kwaliteitsmanagement software gaat gebruiken.
Mappenstructuur: Je kunt alle bestanden gaan. archiveren in een speciale map die je bijvoorbeeld "Kwaliteitsmanagement" noemt. Het voordeel hiervan is dat het geen extra kosten met zich meebrengt. Dat is dan ook echt het enige voordeel. Naast overzicht doet een mappenstructuur niets voor je. Het zijn gewoon laden waar je wat inlegt. De toegankelijkheid voor je collega' s kun je nog wel inregelen. Maar hoe hou je de documenten up to date? Hoe hou je bij of de registraties, zoals interne audits, worden opgevolgd? Hoe zit het met het bijhouden van de realisatie van doelstellingen. Hoe ziet het risicobeheer eruit? Dit moet je allemaal zelf gaan bijhouden met excellijsten. Succes gewenst! Hier ga je echt niet blij van worden.
Intranet of sharepoint; Je kunt zelf ook een intranet of sharepoint-omgeving bouwen of laten bouwen. Dat is zeker al een vooruitgang. Je vergroot de toegankelijkheid en het ziet er al een stuk beter uit. Maar ook nu zul je nog veel zelf moeten bijhouden. Plus dat de verbetercyclus en risicomanagement niet is ingebouwd. Hoe zorg je ervoor dat iedereen op de hoogte is van de risico's? Hoe hou je overzicht op status van de door te voeren verbeteringen? Dit zijn zaken waar je ook met een intranet of sharepoint-omgeving weinig grip op hebt. Dit kan beter.
Laat ik je vertellen hoe het dan wel kan.
Kwaliteitsmanagement software; geeft inzicht
De laatste jaren vindt er een verschuiving plaats binnen de benadering van kwaliteitsmanagement. Binnen de meest bekende en toegepaste normen, waaronder de ISO 9001, staan de missie en visie van de organisatie steeds meer centraal. Vragen als wie je bent, wat de klant van jou mag verwachten en hoe je daar op gaat sturen vormen de basis van het kwaliteitsmanagementsysteem. En dat ook nog eens overgoten met een sausje van Risicomanagement. Wanneer het vroeger voldoende was dat je de gevraagde informatie had gedocumenteerd is het nu de verplichting om te laten zien dat je de meest relevante informatie ook met de medewerkers van de organisatie actief deelt.
Hoe breng je bij jouw collega' s bijvoorbeeld het besef bij wat de risico' s zijn? Hoe zorg je ervoor dat zij weten wat de klant van hun mag verwachten en wat dat voor hun handelen betekent? Zijn zij op de hoogte van de kwaliteitsdoelstellingen (als afgeleide van jullie visie) en weten zij hoe het daar mee gaat? Dit zijn slechts enkele aspecten die actief moeten worden gecommuniceerd en waar actief op moet worden gestuurd. Het hebben van gedocumenteerde informatie is daar dus maar een klein deel van. En dan hebben we het nog niet eens over het moeten hebben van een actueel overzicht van de uitstaande acties. Het management moet kunnen aantonen dat zij beschikt over actuele en betrouwbare informatie die wat zegt over de status van het kwaliteitsmanagementsysteem.
Goede kwaliteitsmanagement software gaat je daar bij helpen. VisionManager heeft bijvoorbeeld een dashboard waarbij je met een klik overzicht hebt over de status van jullie gehele kwaliteitsmanagementsysteem. Dat werkt echt super!
Kwaliteitsmanagement software; vergroot de betrokkenheid
Je moet als organisatie dus kunnen aantonen dat jouw collega' s betrokken zijn bij het kwaliteitsmanagementsysteem. Ze moeten bijvoorbeeld op de hoogte zijn van de risico' s. Vrijwel alle kwaliteitsmanagement software systemen hebben dit ingebouwd. Dat wil zeggen dat zij hebben geregeld dat je, meestal ook op documenten of procesniveau kunt aangeven wat de risico' s zijn. Deze informatie is echter vaak voor de gebruiker verstopt achter een ander tabblad, of ergens ver weg in de back-office. Daar heb je in de praktijk niets aan. De gebruiker van het systeem wordt dan niet met de risico' s geconfronteerd. Bij VisionManager staan de risico' s bij elk proces duidelijk in beeld. Je kunt er als gebruiker niet omheen.
Ook is het belangrijk dat je de gebruikers taken kunt toebedelen en de status daarvan makkelijk kunt monitoren. Door te werken met persoonlijke actielijsten, mailtjes en herinneringen betrek je de collega actief bij het kwaliteitsmanagementsysteem. Ik merk in de praktijk dat je mensen achter de broek moet zitten. Het sturen van een mailtje met daarin de vraag om een actie uit te voeren is niet voldoende. Daarom stuurt VisionMnaager ook nog een herinneringsmail, krijgt de kwaliteitsmanager van elke mail een cc (en dat zien ze, ze weten dus dat ook de kwaliteitsmanager weet dat ze een actie moeten uitvoeren, staat de meest recente acties op de gepersonaliseerde homepage en staan deze in hun persoonlijke actielijst. Overdreven? Zeker niet. We zien in de praktijk dat dit bijzonder goed werkt. Bij het ontwikkelen van onze software gaan wij uit van de mens en niet van de mogelijkheden die de software heeft.
Het betrekken van jouw collega' s is super belangrijk omdat je wilt dat jouw collega' s actief meedenken over wat er beter kan. Daarvoor is het nodig dat je ze bij het kwaliteitsmanagementsysteem betrekt en het heel laag drempelig maakt om een verbetervoorstel in te schieten. .Bij VisionManager hebben we dat ingebouwd met een simpele popup. Je hoeft geen formulier in te vullen. Alleen maar een stukje tekst wat er beter kan. De kwaliteitsmanager krijgt dat in zijn / haar mailbox en ziet waar het over gaat, wie het heeft ingediend en wat het voorstel is. Ik ben zelf voor een aantal klanten ook kwaliteitsmanager en zie dus in de praktijk dat dit echt goed werkt.
Kwaliteitsmanagement software; conclusie
Het werken met kwaliteitsmanagement software heeft nadelen. Het kost geld en je hebt er weer een applicatie bij waar de collega' s mee moeten werken. Deze nadelen wegen echter niet op tegen de vele voordelen. Het is dan ook niet de vraag of je moet gaan werken met kwaliteitsmanagement software, maar met welke. Kies er dan vooral eentje die sterk is in het verbinden en betrekken van mensen bij het kwaliteitsmanagementsysteem en in het bewustmaken van de risico's.
Ben je benieuwd naar hoe onze kwaliteitsmanagement software dat voor jou kan regelen? Vraag dan hier een vrijblijvende proeflicentie aan.
