PDCA-cyclus uitleg

De PDCA-Cyclus: Een Uitleg van de Deming Cirkel

De PDCA-cyclus, ook bekend als de Deming-cirkel of kwaliteitscirkel van Deming, is een veelgebruikte methode voor continue verbetering binnen organisaties. Deze cyclus, vaak aangeduid met de termen Plan-Do-Check-Act of PDCA, is ontworpen om processen te analyseren, verbeteren en stabiliseren. Deze aanpak kan op diverse gebieden worden toegepast, van productontwikkeling tot het optimaliseren van operationele processen. In dit artikel bespreken we de werking van de PDCA-cyclus, de oorsprong ervan, de voordelen, en geven we een voorbeeld van hoe deze methode in de praktijk kan worden toegepast.

Wat is de PDCA-Cyclus?

De PDCA-cyclus is een systematische aanpak voor probleemoplossing en procesverbetering. Het wordt vaak omschreven als de Deming-cirkel of het Deming Wheel, vernoemd naar W. Edwards Deming, een pionier op het gebied van kwaliteitsbeheer. Hij introduceerde het concept om organisaties te helpen systematisch processen te evalueren en verbeteren, met als doel de kwaliteit van producten of diensten te verhogen. De cyclus bestaat uit vier fasen:

Plan: Plannen van verbeteringen of het opstellen van een actieplan.

Do: Uitvoeren van het plan en experimenteren.

Check: Controleren van de resultaten en evalueren van het proces.

Act: Acties ondernemen op basis van de bevindingen, bijvoorbeeld het standaardiseren van verbeteringen of aanpassingen.

De cyclus herhaalt zich continu, wat het proces dynamisch maakt en gericht op constante verbetering. Laten we elk van deze stappen in detail bekijken.

Stap 1: Plan (Plannen)

De eerste stap, Plan, gaat over het vaststellen van de doelstellingen en het ontwikkelen van een gedetailleerd actieplan om een probleem aan te pakken of een verbetering door te voeren. In deze fase worden gegevens verzameld, problemen geïdentificeerd en worden potentiële oorzaken en oplossingen geanalyseerd. Het plan omvat het definiëren van specifieke doelstellingen en het ontwikkelen van methoden om deze te bereiken.

In deze fase worden vaak vragen gesteld zoals:

Wat is het probleem dat we willen oplossen?
Welke middelen zijn er nodig om het probleem aan te pakken?
Wat zijn de mogelijke obstakels die we kunnen tegenkomen?

Het PDCA Plan-Do model stelt dat het belangrijk is om zorgvuldig onderzoek te doen en een duidelijke richting uit te stippelen voordat actie wordt ondernomen. Ook is het van belang dat je het gewenste resultaat goed definieert. dat heb je nodig om in stap 3 te kunnen nagaan of het gewenste effect is bereikt.

Stap 2: Do (Uitvoeren)

Na het plannen volgt de Do-fase, waarin de daadwerkelijke uitvoering plaatsvindt. Het plan wordt geïmplementeerd. Tijdens deze fase worden de geplande activiteiten uitgevoerd om de beoogde resultaten te bereiken. Het is belangrijk om de uitvoering zo nauwkeurig mogelijk te monitoren en vast te leggen, zodat eventuele afwijkingen later kunnen worden geanalyseerd.
In veel gevallen wordt deze fase als een soort ‘testfase’ gezien. Het idee is om het plan op kleine schaal toe te passen, wat vaak een “pilot” wordt genoemd. Hiermee kan worden onderzocht of de geplande aanpak effectief is zonder meteen de hele organisatie of het hele proces te beïnvloeden. Het doel van deze fase is om data te verzamelen over hoe goed de veranderingen werken en om eventuele onverwachte problemen te identificeren.

Stap 3: Check (Controleren)

In de Check-fase, ook wel de controlefase, wordt geëvalueerd of de verandering de verwachte resultaten oplevert. De resultaten uit de Do-fase worden vergeleken met de doelen of geformuleerde resultaten die in de Plan-fase zijn gesteld. Dit betekent dat de verzamelde data wordt geanalyseerd om te beoordelen of de verbetering succesvol is of dat er nog verdere aanpassingen nodig zijn.
Hier worden vragen gesteld zoals:

Hebben de acties geleid tot het verwachte resultaat?
Welke afwijkingen zijn er gevonden, en wat zijn de oorzaken?
Zijn er verbeterpunten voor de volgende cyclus?

Deze evaluatie geeft inzicht in de effectiviteit van het actieplan en maakt duidelijk of het gewenste resultaat is behaald of dat er bijsturing nodig is. Dit maakt de PDCA-cyclus ook een iteratief proces: als er verbeteringen kunnen worden gemaakt, gaat de cyclus opnieuw van start.

Stap 4: Act (Acteren)

In de laatste fase, Act, worden beslissingen genomen op basis van de bevindingen uit de Check-fase. Als het actieplan succesvol blijkt, worden de verbeteringen permanent ingevoerd en gestandaardiseerd. Dit kan betekenen dat processen of werkwijzen formeel worden aangepast. Als de resultaten echter niet aan de verwachtingen voldoen, dan kunnen alternatieve strategieën worden overwogen en wordt een nieuwe cyclus gestart.
In deze fase komen vaak activiteiten aan bod zoals:

Het documenteren en standaardiseren van de nieuwe werkwijze.
Het trainen van medewerkers over de nieuwe processen.
Besluiten of verdere verbeteringen nodig zijn.

Act is de stap waarin de organisatie bepaalt of de verandering een blijvend onderdeel van het proces moet worden of dat verdere experimenten nodig zijn. Op deze manier wordt continu verbeteren een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering.

Oorsprong en Betekenis van de PDCA-Cyclus

De PDCA-cyclus, soms ook PCDA of Plan-Do-Act genoemd, werd oorspronkelijk ontwikkeld door de Amerikaanse statisticus Walter A. Shewhart en later populair gemaakt door W. Edwards Deming. Deming introduceerde de cyclus als een middel om kwaliteit te verbeteren en de tevredenheid van klanten te vergroten door systematische en meetbare veranderingen. Hierdoor staat de cyclus ook bekend als de Deming Wheel, Deming Circle, of kwaliteitscirkel van Deming.

De Deming-cyclus PDCA is gericht op continue verbetering en is gebaseerd op de overtuiging dat elk proces verbeterd kan worden. Het benadrukt dat elke verandering moet worden getest en geëvalueerd, en dat systematisch werken leidt tot meer consistente en duurzame resultaten. De PDCA-methode is inmiddels wijdverspreid en wordt gebruikt in sectoren zoals productie, gezondheidszorg, onderwijs en dienstverlening. vrijwel alle systeemnormen zoals de ISO 9001, ISO 27001 en de ISO 14001 zijn op dit principe gestoeld.

Voordelen van de PDCA-Cyclus

De PDCA-cyclus biedt veel voordelen voor organisaties die streven naar continue verbetering. Enkele belangrijke voordelen zijn:

Structuur voor probleemoplossing: De cyclus biedt een gestructureerde aanpak voor het aanpakken van problemen, waarbij elke fase duidelijk gedefinieerd is.
Continu verbeteren: Door de herhaalbaarheid van de cyclus stimuleert het model een cultuur van voortdurende verbetering, wat uiteindelijk leidt tot hogere kwaliteit en productiviteit.
Risicobeperking: Het gebruik van een pilotfase in de Do-stap zorgt ervoor dat veranderingen eerst op kleine schaal worden getest, waardoor het risico van grootschalige fouten beperkt blijft.
Flexibiliteit: De PDCA-cyclus kan op verschillende niveaus worden toegepast, zowel op individueel projectniveau als op organisatieniveau.
Betrokkenheid en transparantie: De cyclus moedigt medewerkers aan om actief deel te nemen aan verbeterinitiatieven, wat de betrokkenheid vergroot en leidt tot een transparantere werkomgeving.

Voorbeeld van de PDCA-Cyclus in de Praktijk

Stel dat een productiebedrijf een probleem ondervindt met een te hoog percentage defecte producten. Ze besluiten de PDCA-cyclus toe te passen om de kwaliteit te verbeteren.

Stap 1: Plan. Het bedrijf onderzoekt de oorzaken van het probleem en identificeert dat een deel van de machines mogelijk niet goed is afgesteld. Ze stellen een plan op om de machine-instellingen te controleren en aan te passen waar nodig.

Stap 2: Do. Door de technische dienst voert aanpassingen door in de instellingen van de machines. Ze passen deze wijzigingen op één productielijn toe om de impact te testen.

Stap 3: Check. Na een week testen analyseert het bedrijf de resultaten. Ze constateren dat het aantal defecten aanzienlijk is afgenomen op de lijn waar de aanpassingen zijn doorgevoerd.

Stap 4: Act. Op basis van deze positieve resultaten besluit het bedrijf om de aanpassingen door te voeren op alle productielijnen en het nieuwe proces te standaardiseren. Ze documenteren de instellingen en trainen de medewerkers over de nieuwe procedure.

Dit voorbeeld laat zien hoe de PDCA-cyclus kan worden gebruikt om problemen op een systematische manier op te lossen en tegelijkertijd de effectiviteit van een wijziging te testen en te evalueren.

PDCA-Cyclus: Veelgebruikte Termen en Synoniemen

In de literatuur en praktijk worden verschillende termen gebruikt om de PDCA-cyclus te beschrijven. Enkele daarvan zijn:

Deming Wheel / Deming Cycle: Benaming voor de cyclus ter ere van W. Edwards Deming.
Kwaliteitscirkel van Deming: Term die verwijst naar het gebruik van de cyclus om kwaliteitsverbetering te realiseren.
Plan-Do-Check-Act Cyclus (PDCA): De meest gebruikte benaming in kwaliteitsbeheer.
PDCA Model: Verwijst naar het geheel van de stappen Plan, Do, Check, en Act.

De PDCA-Cyclus Toepassen op Kwaliteitsverbetering

De PDCA-methode is een essentiële techniek in kwaliteitsbeheer en lean management. Door de eenvoudige en systematische aanpak van deze cyclus kun je effectief en duurzaam verbeteringen doorvoeren. De cyclus helpt om processen te stabiliseren en fouten systematisch te elimineren. Dit model wordt vaak toegepast in kwaliteitsbeheerprogramma's zoals ISO 9001 en wordt beschouwd als een fundamentele aanpak binnen Lean Six Sigma.

Waarom wij gek zijn op de Deming-cirkel

De PDCA-cyclus, ook bekend als de Deming-cirkel, biedt een krachtige methode voor het realiseren van continue verbetering binnen organisaties. Door systematisch vier stappen te doorlopen -Plan, Do, Check en Ac- kunnen bedrijven processen verbeteren, kwaliteit verhogen en efficiëntie maximaliseren. Of het nu gaat om kleine procesverbeteringen of grote verandertrajecten, de PDCA-cyclus biedt structuur, consistentie, en een op feiten gebaseerde aanpak. Dit model helpt organisaties bij het oplossen van problemen op een efficiënte en effectieve manier en is daarom een onmisbare tool in de wereld van kwaliteitsmanagement.

Toepassing Deming cirkel in VisionManager Software

VisionManager software is de enige kwaliteitsmanagement-software waarbij de Deming Cyclus echt centraal staat. Wanneer je een proces raadpleegt binnen VisionManager kom je in een scherm met vier kwadranten; de vier fases van de PDCA-cyclus. In het eerste kwadrant staan de doelstellingen en de risico's. Binnen het tweede kwadrant tref je de procesbeschrijvingen en formulieren aan, binnen het derde kwadrant zie je daarvan het resultaat en in het vierde kwadrant tref je de doorgevoerde verbeteringen aan. Op deze manier heb je alle informatie binnen 1 scherm staan. Dat maakt het mogelijk om snel een analyse uit te voeren en daar waar nodig een verbetering door te voeren.

PDCA-Cyclus

Met je bedrijf aan de slag met de PDCA-cyclus

Wanneer ook jij wilt beginnen met het toepassen van de PDCA-cyclus dan kun je vandaag nog aan de slag met onze software. Ervaar de werking van de Deming-cirkel in jouw bedrijf. Liever eerst een proeflicentie? Deze kun je hier aanvragen. We zijn er zeker van dat je daar geen spijt van krijgt. Mocht je nog vragen hebben over VisionManager software of kwaliteitsmanagement binnen jouw bedrijf neem dan gerust contact op, we horen graag van je!