In veel organisaties verdwijnen werkprocessen in lijvige handboeken, ingewikkelde diagrammen of lange beleidsdocumenten. Op papier lijkt het allemaal logisch, maar in de praktijk blijkt het anders te werken.
Medewerkers raken verdwaald in de informatie, begrijpen de instructies niet goed of passen ze simpelweg niet toe. Het gevolg: processen worden onvolledig of verkeerd uitgevoerd.
Zonde, want een heldere werkinstructie kan juist het verschil maken tussen chaos en controle. Een goede instructie biedt niet alleen een houvast, maar ook een manier om werkafspraken uniform uit te voeren en fouten te voorkomen. Werkinstructies vormen de brug tussen beleid en praktijk.
En wist je dat goede werkinstructies de inwerkperiode van nieuwe medewerkers aanzienlijk kunnen verkorten? Alleen daarmee al kun je aanzienlijke tijdwinst boeken!
Deel je werkinstructies met iedereen die er gebruik van moet maken.
Bij VisionManager geloven we dat een werkinstructie pas echt waardevol is als iedereen ermee kan werken. Het moet dus niet alleen functioneel kloppen, maar ook begrijpelijk, overzichtelijk en makkelijk toegankelijk zijn.
Geen ingewikkelde terminologie of abstracte uitleg, maar concrete, stapsgewijze begeleiding waarmee een medewerker direct aan de slag kan.
Het versimpelen van een werkinstructie betekent niet dat je inboet aan kwaliteit. Integendeel: helderheid verhoogt juist de betrouwbaarheid en toepasbaarheid van het proces.
Werkinstructies moeten geen blokkade vormen, maar een versneller zijn. Dat betekent dat een werkinstructie alleen de juiste informatie moet bevatten die op de juiste manier wordt gepresenteerd. Of het nu een werkinstructie voor het gebruik van een machine is of voor het gebruik van software.
Daarbij moeten de werkinstructies voor iedereen die ermee werken makkelijk toegankelijk zijn. Wanneer dat niet zo is kun je het wel vergeten!
En als laatste: schrijf de werkinstructies altijd in de taal die jouw medewerkers spreken en op het kennisniveau van de medewerker. Wanneer Engels de voertaal is schrijf je de instructies dus in het Engels. Hoe de doelgroep dus goed in ogenschouw bij het schrijven van de instructies.
Waarom duidelijke werkinstructies van belang zijn.
Een werkinstructie opstellen kan iedereen. Maar een goede werkinstructie maken vereist meer inzicht. Het gaat om de toepasbaarheid: Weet iemand direct wat er van hem of haar verwacht wordt? Of is het een grote brei van woorden die je eerst moet bestuderen om er wijs uit te komen?
Een duidelijke werkinstructie zorgt voor:
- Tijdbesparing – Minder vragen, minder fouten, minder uitleg nodig
- Zelfredzaamheid – Medewerkers kunnen zelfstandig taken oppakken
- Snellere onboarding – Nieuwe collega’s leren sneller hoe het werkt, dat kost dus mindert tijd
- Proceszekerheid – Handelingen worden consequent uitgevoerd
- Betere kwaliteitscontrole – Minder afwijkingen, betere output
Een goede werkinstructie is dus niet alleen een interne handleiding, maar ook een waarborg voor kwaliteit naar buiten toe.
De kenmerken van een sterke werkinstructie met goede informatie op één pagina.
Simpel betekent niet ‘simplistisch’. Een goede werkinstructie is:
- Visueel duidelijk – Gebruik opsommingen, bullets, stappen en iconen
- Actiegericht – Beschrijf wat iemand precies moet doen, zonder ruimte voor interpretatie
- Toegankelijk – Zorg dat de instructie centraal beschikbaar is, bijvoorbeeld via VisionManager software
- Altijd actueel – Houd instructies up-to-date bij proces- of systeemwijzigingen
VisionManager maakt het mogelijk om werkinstructies eenvoudig vast te leggen, direct te koppelen aan documenten, formulieren of checklists, en deze te delen met de juiste medewerkers. Zo voorkom je versnippering én verouderde informatie.
Werkinstructie versus procesbeschrijving: wat is het verschil?
Een veelvoorkomende verwarring is het verschil tussen een procesbeschrijving en een werkinstructie. Kort gezegd:
- Een procesbeschrijving is overkoepelend: het beschrijft het volledige proces inclusief input, output en betrokken functies. Je kunt vrijwel elke zin van een procesbeschrijving straten met het mantra: Wie doet Wat Wanneer.
- Binnen een procesbeschrijving geef je ook aan op welke manier je de risico' borgt.
- Een werkinstructie zoomt in op de uitvoering van één specifieke taak: je beschrijft daar het Hoe.
- Er is geen overlap tussen een procesbeschrijving en een werkinstructie. Dit is echt heel belangrijk omdat anders het beheer van beide een onmogelijke opgave wordt. Stel dat je in een procesbeschrijving het wanneer wijzigt en dat het wanneer ook binnen een werkinstructie staat. dan moet je er maar aan denken om ook daar het wanneer aan te passen.
Beide zijn waardevol, maar dienen een ander doel. Voor de dagelijkse praktijk is een werkinstructie onmisbaar.
Een goede werkinstructie; ter inspiratie een voorbeeld uit de praktijk.
Hieronder een concreet werkinstructie voorbeeld dat voldoet aan bovenstaande criteria. Deze instructie beschrijft het verwerken van een inkomende factuur.
Werkinstructie – Het verwerken van Inkomende facturen.
Stappen:
- Log in op het boekhoudsysteem
Ga naar Exact Online en log in met je gebruikersgegevens. - Ga naar ‘Inkoop > Inkomende facturen’
Klik op de knop ‘Nieuwe factuur toevoegen’. - Upload de factuur
Klik op ‘Bestand kiezen’ en selecteer het juiste PDF-bestand. - Controleer de gegevens
Vul de volgende velden in of controleer ze:- Leverancier
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- Bedrag inclusief btw
- Projectkoppeling
Indien van toepassing: kies de juiste projectcode uit het dropdownmenu. - Opslaan en verzenden
Klik op ‘Opslaan en ter goedkeuring verzenden’. De verantwoordelijke ontvangt automatisch een melding.
Opmerkingen
Binnen de procesbeschrijving staat dat de administratieve medewerker de inkomende facturen binnen drie dagen na binnenkomst verwerkt. dat is de Wie Wat en Wanneer. In de werkinstructie staat alleen het Hoe weergegeven. Op deze manier heb je geen overlap.
Valkuilen bij werkinstructies – en hoe je ze vermijdt.
Veel organisaties maken dezelfde fouten bij het opstellen van werkinstructies:
- Ze zijn te langdradig of te technisch. Haal alle onnodige woorden uit de werkinstructie. Beperk je tot wat er echt toe doet. Wanneer je bijvoorbeeld begint met het beschrijven van het doel van de werkinstructie is dat al onnodige informatie. De gebruiker wil gewoon weten Hoe hij / zij het moet doen. Start dus met stap 1. Een inleiding is dus ook vrijwel altijd overbodig!
- Ze missen een logische volgorde of structuur. Gebruik voor elke werkinstructie hetzelfde format en gebruik dezelfde opzet. Dat maakt het lezen van de werkinstructie eenvoudiger.
- Ze worden niet gedeeld via een centraal platform. Wanneer het niet duidelijk is waar je de werkinstructies kunt vinden gaat iedereen dat op zijn eigen manier beheersen. het gevolg is dat de werkinstructies overal en nergens staan. Naast de beperkte vindbaarheid ben je ook de controle over het versiebeheer kwijt. Met als gevolg dat er verschillende versies van de documentatie in omloop kunnen zijn. dat schept onduidelijkheid!
Zeker wanneer er ook aspecten over veiligheid in worden behandelt is het beschikken over de juiste versie van de werkinstructie van groot belang.
Met VisionManager software zorg je ervoor dat elke werkinstructie voldoet aan kwaliteitscriteria én eenvoudig toegankelijk is. Dat vergroot de efficiëntie!
Stappenplan voor het maken van effectieve werkinstructies.
- Begin bij de gebruiker
Vraag jezelf af: wat moet iemand weten om deze taak goed uit te voeren? - Wees helder en concreet
Schrijf in actieve vorm en vermijd vakjargon. - Gebruik visuele ondersteuning
Denk aan checklistjes, gebruik afbeeldingen, screenshots, korte video’s of flowcharts. - Werk met een vaste structuur en consistentie
Gebruik een vast format. Steeds hetzelfde format voor elke instructie. - Juist gebruik van titels.
Zet in de titel altijd een zelfstandig naamwoord en een werkwoord. je ziet dan meteen waar het over gaat. - Gebruik software als VisionManager
Hiermee leg je alles centraal, gestructureerd én dynamisch vast. - Test de werkinstructie in de praktijk
Laat een collega het uitvoeren en vraag om feedback. - Houd het kort, maar compleet
Eén taak per instructiepagina. Geen overbodige tekst.
Stap in de wereld van VisionManager: de basis voor heldere werkinstructies. Schrijf ze, deel ze en beheer ze.
Met VisionManager management software breng je rust, overzicht en structuur in je organisatie. Leg werkinstructies vast, koppel ze aan processen, wijs taken toe, en houd alles actueel.
Of je nu werkt in de zorg, techniek, overheid of dienstverlening – je zorgt ervoor dat iedereen weet wat er moet gebeuren, en hoe.
Wil je dit ook voor jouw organisatie?
Probeer VisionManager gratis uit of vraag direct een demo aan. Start vandaag nog met het verbeteren van jouw werkinstructies – en zie morgen al resultaat.
