Als je gaat verbeteren, lees dit dan eerst
17 september 2021 

Als je gaat verbeteren, lees dit dan eerst

Voldoet jouw ISO verbetervoorstel aan deze 3 criteria?

Voordat je gaat verbeteren is het goed om je verbetervoorstel eerst te checken op 7 criteria. In deze blogpost bespreek ik de eerste drie met je.

Eerste criteria: wees concreet

Hoewel we allemaal dood worden gegooid met SMART blijkt het in de praktijk nog steeds lastig om een verbetering echt concreet te maken. Kijk maar naar dit voorbeeld:

‘Het optimaliseren van het inkoopproces’

Dit willen we allemaal wel, een proces verbeteren. De schrijver van dit verbetervoorstel houdt kennelijk van sprookjes waarin de goede fee een keertje zwaait met haar toverstafje en alles goed komt.

Jij begrijpt onmiddellijk wat ik bedoel, want dit verbetervoorstel is volstrekt onduidelijk. WAT gaan we optimaliseren? O, ja het inkoopproces. Dus … euh … wat gaan we doen?

Wat bedoelt de schrijver met optimaliseren? Over welk deel van het inkoopproces hebben we het hier eigenlijk? Een inkooproces bestaat immers vaak uit vele stappen waardoor het onduidelijk is waar je je op gaat focussen. Dat kan beter.

Stel dat de aanleiding van bovengenoemde maatregel was dat er teveel materialen met fouten in de productie terecht komen. De oorzaak ligt dan nu bij de ingangscontrole. Een beter geformuleerde verbetermaatregel is dan:

‘Het optimaliseren van de ingangscontrole’

Zijn we dan nu concreet genoeg? Bijna. We gaan de goede kant op. We weten nu in ieder geval dat het over de ingangscontrole gaat. Maar toch zijn we er nog niet helemaal. Het woord ‘optimaliseren’ is veel te vaag en zelfs ‘ingangscontrole’ zegt nog niet alles.

Stel dat de oorzaak was dat al afgekeurde materialen alsnog bij de productie werden gebruikt. Dan kun je als verbetermaatregel beter formuleren:

‘Voorkomen dat reeds afgekeurde materialen alsnog binnen de productie terecht komen.’

Het mooie van deze verbetermaatregel is dat deze resultaatgericht is geformuleerd. Het is meteen duidelijk wat wij met deze maatregel willen bereiken.

Tip: kijk goed naar de beschrijving van afwijkingen. Bekijk jullie procesbeschrijving en geef aan waar de afwijking precies in het proces terugkomt. Dit is vaak de start van concretiseren.

Tweede criteria: heeft dit verbetervoorstel een eigenaar?

Een eigenaar van een verbetervoorstel is niet persé degene die de actie uitvoert. Leuk zo’n collega die de actie uitvoert, maar wie is er verantwoordelijk voor het eindresultaat? Wie mag ik aanspreken op de voortgang? Ook dat moet worden geregeld. Meestal is dat de proceseigenaar of een leidinggevende. Kies hiervoor iemand met voldoende bevoegdheden

Zorg er ook voor dat de eigenaar goed zicht heeft op de voortgang. Binnen VisionManager software geef je iemand een actie en kun je dat daarna makkelijk monitoren. Degene die de actie heeft toegewezen gekregen ontvangt daarvan een mail, de actie komt in zijn/haar actielijst en de actie komt in het dashboard te staan. Wanneer de actiehouder niets doet krijgt deze twee dagen voor het verstrijken van de deadline alsnog een herinneringsmail. Jij kunt via het dashboard met één klik de voortgang monitoren.

Derde criteria: wat zijn de risico’s?

Dit is het onderdeel waar ik in mijn eigen organisatie nog weleens op ben terug gefloten. En terecht, helaas. Want het is beter om voor de invoering van een verbetering eerst vast te stellen welke risico’s er zijn bij het doorvoeren van de maatregel. Welke andere processen beïnvloedt deze maatregel? Zijn er financiële risico’s? Of veiligheidsrisico’s? Welke andere risico’s zijn potentieel aanwezig? Pas nadat je deze in kaart hebt gebracht voer je de maatregel uit. Met natuurlijk zonodig extra maatregelen om de risico’s te verminderen.

En..? Voldoet jouw verbetervoorstel aan deze criteria?

Beheer je verbetervoorstel binnen VisionManager. Kijk hier voor een proeflicentie.

Over de schrijver
Ik zit al meer dan 25 jaar in het vak. Het is mijn ambitie om organisaties echt verder te helpen. Mijn pragmatische aanpak is volgens mijn klanten kenmerkend voor mijn handelen. Het terugbrengen van complexe materie naar overzichtelijke en begrijpelijke taal en acties is mijn sterke kant. "Ik begreep al snel dat het opzetten van een goed werkend kwaliteitssysteem helemaal niet zo ingewikkeld is. Juist het eenvoudig houden en maken van het kwaliteitssysteem is de kunst." In 2013 ben ik samen met mijn partner begonnen met de ontwikkeling van een softwaresysteem voor ISO. Het doel van dit softwaresysteem is dat het kwaliteitsmanagers helpt te ontlasten. "Kwaliteitsmanagers moeten het er vaak maar bij doen. Hoe frusterend is het dan dat je tijd kwijt bent aan het bijhouden van allerlei excellijstjes! Dat was een van de eerste dingen die we hebben opgepakt. Slim automatiseren zodat de kwaliteitsmanager weer tijd overhoudt." AVR is inmiddels uitgegroeid tot een autoriteit in kwaliteitsland. Als lid van de normcommissie kwaliteitsmanagement van de NEN werk ik mee aan de ontwikkeling van de ISO-normen.
Reactie plaatsen

arrow_drop_up arrow_drop_down