Bewust verbeteren met ISO 9001

Hoe zorg je ervoor dat je als organisatie bewust blijft verbeteren met de ISO 9001? Door onderstaande vier criteria toe te passen maak jij geweldige verbetervoorstellen zodat jouw organisatie blijft verbeteren.  

In de vorige blog hebben we de eerste drie criteria besproken waar een goed verbetervoorstel aan moet voldoen:

1. Wees concreet
2. Benoem een eigenaar
3. Bepaal de risico’s

Deze keer behandelen we de overige vier.

4. Stel je wel een deadline vast?

Herken je dit? Acties zonder een concrete deadline worden meteen naar achteren geschoven. En dat kan heel wat keertjes gebeuren. 

Bij uitstel loop je kans op afstel.

Voorkom uitstel en afstel door het benoemen van een duidelijke deadline. Wees zo concreet mogelijk! Dus niet:

Deadline: tweede kwartaal 2022 👎  

Jammer! Dit is niet concreet genoeg. Deze deadline heeft een tijdsbestek van drie maanden en dat werkt niet. Geef simpelweg een echt concrete deadline aan. Bijvoorbeeld: 

Deadline: 12 mei 2022 👍

Met het noemen van een exacte datum ben je heel concreet en is de kans groter dat er ook daadwerkelijk verbeterd gaat worden. 

5. Monitor je de voortgang?

Dit is een van de belangrijkste succesfactoren bij het doorvoeren van een verbetermaatregel: het monitoren van de voortgang. Neem als gewoonte om elke maand tijdens het Management Team Overleg de voortgang van de verbetervoorstellen door te nemen. Ja, ik hoor je denken: ‘dat kost tijd!’ Maar het levert veel meer op. Door de voortgang te monitoren geef je als management aandacht aan de maatregel. Dat heeft een positief effect. De eigenaar weet dat de voortgang wordt besproken en zal daardoor de maatregel hoger op zijn prioriteitenlijst zetten.

Een ander groot voordeel is dat je kunt bijsturen wanneer het niet goed gaat. Dat wil je natuurlijk niet pas op 12 mei 2022 constateren. Dan is het te laat. Door de voortgang maandelijks te monitoren kun je tijdig bijsturen.

De reden dat organisaties niet kiezen om de realisatie van de verbetervoorstellen te monitoren is omdat het veel tijd kost. Je moet immers steeds een overzicht maken van de verbetervoorstellen die uitstaan. Wanneer je gebruikt maakt van VisionManager Software hoef je deze overzichten niet zelf te maken. Onze tool houdt realtime de status van de verbetervoorstellen voor je bij. Met slechts enkele klikken heb je dat overzicht klaar voor het Management.

6. Meet je eigenlijk wel de effectiviteit van de verbetermaatregel? 

Controleer je of de verbetermaatregel is doorgevoerd, of controleer je of het gewenste effect bereikt is? 

Tip: controleer altijd of het gewenste effect bereikt is.

Een voorbeeld:

Van te voren heb je vastgesteld wat het effect van de maatregel moet zijn. Dat is dan ook wat je gaat controleren. Bij het eerste criteria (wees concreet- besproken in vorige nieuwsbrief) hadden we als doel geformuleerd: Voorkomen dat reeds afgekeurde materialen alsnog binnen de productie terecht komen. Wellicht was de maatregel het aanwijzen van een goed afgebakende plek waar de afgekeurde goederen komen te staan. Wanneer je nagaat of de verbetering succesvol is doorgevoerd ga je na of die plek er is, en wordt gebruikt. Daarna ga je na of de afgekeurde goederen inderdaad niet meer binnen de productie terecht komen. Want daar ging het immers om! 

7. Ga je door totdat het gewenste effect bereikt is?

Wanneer er toch nog afgekeurde goederen binnen de productie terechtkomen ga je daar de oorzaak van na. Feitelijk start je opnieuw. Je stelt een concreet plan op met een nieuwe deadline, voert dat uit, monitort de voortgang en meet aan het einde het resultaat. Dit doe je net zo vaak totdat het gewenste resultaat is bereikt. Hier zie je ook de Deming Cirkel weer in terug (belangrijk onderdeel van de ISO norm).

Behaal resultaat

Heb je ook zin om je organisatie te verbeteren? Start dan vandaag met VisionManager software! Bekijk hier de lage abonnementskosten.